外部申訴機制

 1.簡介

本文件的目的為在規範瑞大鴻科技材料股份有限公司的外部申訴管理，以預防以及檢測再生錫供應鏈政策可能會遇到的風險，下面為本公司概述的申訴流程是提供外部廠商以及關係人的參考機制，藉由此申訴機制來表達外部廠商所遇到不合理、不合法的供應鍊交易。

2. 範圍

此申訴機制範圍適用於所謂高風險以及衝突地區，所有的礦物開採、貿易、運輸以及出口處理相關者，皆可以在這裡提出相關申訴機制，但不包含本公司員工。

3.定義

申訴內容

以個人形式或是以團體名義來主張需申訴的問題以及事實。

申訴機制 以正式的申訴流程，來接受、評估以及解決該申訴內容。
內部關係人

與本公司有內部直接的利害關係者，例如，本公司員工以及協力廠商。

外部關係人

與本公司有外部直接的利害關係者，例如客戶、供應商以及政府。

4. 申訴機制回報管道

如外部供應鏈廠商對於本公司有任何的申訴機制，申訴人可透由下列提供之電子信箱來進行申訴投稿。
     • rdh_42@rdh.com.tw

5. 執行者與責任

執行者 責任
利害關係人聯繫者

  • 接收並指定接受申訴負責人
  • 確保正確執行申訴程序
  • 維持申訴案件登記並監控所有信件
  • 提高員工承包商對申訴祭止的內部認知
申訴監督者

  • 需進行調查利害關係人與執行申訴者的聯繫情況
  • 需制定解決方案並採取行動來糾正任何問題
  • 需追蹤申訴的緊展以及更新情況

 

6. 執行

申訴監督者需確認所有申訴以及監管流程皆已在規定的期間內完成，監管者需寄出最後申訴審核內容以及其改善方案給申訴者，申訴者確認其案件為可接受範圍，需回復監管者，所有更進一步的溝通程序皆由電子郵件溝通。

7. 回報

本公司的申訴監管者需固定回報申訴案件數量、執行解決方案的時間軸（解決期間）給本公司總經理，本公司將於每三年審視以及評估外部申訴程序，以提高申訴程序關係人的參與度。

8. 申訴文件保存

所有記錄、包含申訴申請表格、調查紀錄以及會議記錄，均存在本公司之文件檔案管理系統中，保存期間為五年，以確保維護完全機密與隱私。


 

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